Il file “era qui” e invece non c’è più. Poi ne spuntano due uguali. Non è magia: è disordine che chiede il conto, sempre nei momenti peggiori.
Ti capita sicuramente spesso. Cerchi un documento sul computer – ma come, l’avevi messo proprio lì! – e non lo trovi in nessun modo. Non ricordi come l’hai salvato, la ricerca non restituisce risultati credibili. Cerchi cartelle, apri download, controlli il desktop. Poi finalmente ti ricordi la keyword nel nome del file e… sorpresa: ne trovi tre uguali! Si chiama caos digitale e non arriva all’improvviso. Cresce piano, come la polvere.
Il problema principale non è la tecnologia, ma l’abitudine. Ogni giorno nasce qualche nuova piccola eccezione: un file “appoggiato” sul desktop, una copia sicurezza, l’ennesima “Nuova Cartella (22)”. Sembrano quelle balle di polvere che a volte si accumulano negli angoli della camera, finché li vedi e pensi “ma l’ho fatto io?”.
Ci sono due errori che fanno più danni degli altri. Il primo è usare troppi posti diversi: desktop, documenti, download, chiavette, cloud, mail. Il secondo è non dare mai nomi chiari ai file. Se chiami un file “Documento” oppure “Finale”, è inevitabile che ne vengano fuori tre, quattro o dieci.
E il caos non è solo questione di ordine. Diventa tempo perso, quindi stress, e cresce anche il rischio di errori. Proviamo a darvi qualche consiglio per evitare questo accumulo inutile di giacenze e per mettere un po’ d’ordine, nel pc e di conseguenza anche nella vostra vita.
La prima regola è mettere ordine nella vostra “casa” per i file di lavoro. Una cartella principale con poche sottocartelle: ad esempio “Clienti”, “Amministrazione”, “Personale”. Il desktop deve tornare a essere un piano d’appoggio, non un archivio. Se si decide che la casa è quella, il cervello smette di cercare in dieci posti diversi.
Poi arrivano i nomi. Un nome buono contiene data, argomento e versione. Esempio: 2026-02 Preventivo Rossi v2. Così, anche senza aprire, si capisce cosa c’è dentro e qual è la versione più recente. Catalogare è la parola d’ordine. Le cartelle duplicate nascono spesso perché non si capisce quale sia quella giusta. Un nome chiaro taglia il problema alla radice.
In fondo per i file sul pc vale sempre quel famoso detto che usa sempre mia madre: “La casa non ruba, la casa nasconde!”. Ecco, vale lo stesso anche per il nostro laptop. I file non spariscono, siete voi che non ricordate dove li avete messi. La prima mossa, quando un file manca, è controllare la ricerca del sistema e ordinare i risultati per “data di modifica”. Quasi sempre il documento è lì, solo che è finito in un posto inatteso.
Se si lavora in team, poi peggio ancora: capita che qualcuno rinomini o sposti. Qui serve una regola condivisa: se un file è comune, non si sposta senza avvisare. Mai!
Ultimo punto: la copia di sicurezza. Un solo backup vero e subito cancellare il precedente. Mille copie sparse fanno confusione, risolverla consente di lavorare con la testa più leggera. E quando serve un file, non parte la caccia al tesoro.